استخدام نیروی انسانی متخصص و ماهر یکی از چالش‌های اصلی مدیران سازمان‌ها و مراکز مختلف است. علاوه بر این، موفقیت و دستیابی به اهداف کسب‌وکارها به کیفیت کارکنان و منابع انسانی آن‌ها بستگی دارد. به‌طور کلی، هرچه سیستم‌ها بر اساس قوانین و اصول استاندارد پیشرفت کنند، عملکرد و کارایی آن‌ها نیز افزایش خواهد یافت و این امر مستلزم مدیریت مؤثر فرآیند استخدام است.
در این مقاله از رسا، به بررسی مدیریت فرآیند استخدام و ارائه ۸ راهکار مؤثر برای بهبود آن خواهیم پرداخت.
اهداف استخدام نیروی انسانی
یکی از نکات کلیدی در استخدام نیروی کار، تأثیرات مثبت و منفی گزینش و جذب افراد بر روی سازمان است. این فرآیند باید به‌عنوان یک اقدام بلندمدت مورد توجه قرار گیرد. سازمان‌ها به‌منظور دستیابی به اهداف داخلی و بهبود عملکرد خود، اقدام به استخدام نیرو می‌کنند. این فرآیند می‌تواند بر اساس دو نظریه زیر انجام شود:
- استخدام نیروهای متخصص با تجربه و مهارت‌های لازم و کاهش تعداد نیروهای مازاد که برای سازمان سودی ندارند.
- توسعه و گسترش اهداف سازمان.
اهمیت انتخاب نیروی کار
انتخاب نیروی کار مناسب که بتواند به سازمان در رسیدن به اهداف کمک کند، یکی از عوامل حیاتی است. نیروی انسانی با تخصص و مهارت خود می‌تواند سازمان را در میان رقبا موفق‌تر کند. برای این کار، نیاز است که وضعیت کارکنان ناکارآمد مورد بررسی قرار گیرد. این کارکنان ممکن است شامل افرادی با ویژگی‌های زیر باشند:
- عدم تخصص و تجربه کافی
- نیروی انتقالی
- بازنشسته
- از کار افتاده
- کارمندی که استعفا داده
- اخراجی
- افرادی که به دلیل ناتوانی (تصادف، بیماری سخت و…) قادر به انجام کار نیستند.
کسب‌وکارها، چه کوچک و چه بزرگ، نیاز دارند که هر ساله برنامه‌ای منظم برای ارزیابی عملکرد کارکنان خود داشته باشند تا بتوانند نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی کرده و بر اساس آن اقدام کنند.
مدیریت مؤثر فرآیند استخدام
فرآیند گزینش و استخدام شامل مراحل مختلفی برای جذب نیروی انسانی جدید است. در این فرآیند، افرادی که متقاضی شغل هستند و شرایط سازمان را دارند، استخدام می‌شوند. سازمانی که با یک برنامه منظم و الگوی مشخص مدیریت فرآیند استخدام خود را انجام دهد، موفق‌تر خواهد بود.
راهکارهای بهبود فرآیند استخدام
برای جذب و گزینش نیرو، راهکارهایی وجود دارد که می‌تواند به بهبود این فرآیند کمک کند. در ادامه به ۸ راهکار مؤثر اشاره می‌کنیم:
-
تعیین واضح شرح شغل: شرح شغل باید ویژگی‌های منحصر به فرد آن را به‌خوبی بیان کند تا متقاضیان را جذب کند. این شرح باید به گونه‌ای جذاب و هیجان‌انگیز باشد که افراد مستعد را به خود جلب کند.
-
ایجاد ارتباط مؤثر و به‌موقع: عدم ارتباط مؤثر با متقاضیان می‌تواند باعث ناامیدی آن‌ها شود. پاسخ‌دهی به درخواست‌ها باید به‌موقع انجام شود.
-
اجرای غربالگری مؤثر: در صورتی که تعداد متقاضیان زیاد باشد، استفاده از ابزارهای غربالگری می‌تواند به مدیریت فرآیند استخدام کمک کند.
-
اجرای مصاحبه‌های ساختاریافته: مصاحبه‌های ساختاریافته با سؤالات مشخص و استاندارد، به مدیریت بهتر فرآیند استخدام کمک می‌کند.
-
داشتن معیارهای شفاف: تیم استخدام باید معیارهای روشنی برای انتخاب متقاضیان داشته باشد تا بهترین فرد را برای شغل مورد نظر گزینش کند.
-
اهمیت برند کارفرما: برند سازمان می‌تواند جذب متقاضیان را تسهیل کند. ایجاد بخشی برای موقعیت‌های شغلی در وبسایت شرکت می‌تواند به برندسازی کمک کند.
-
اجرای فرآیند استخدام تیم‌محور: همکاری بین اعضای تیم استخدام می‌تواند به بهبود فرآیند کمک کند و اطلاعات لازم را در اختیار همه قرار دهد.
-
سادگی در فرآیند گزینش: فرآیند استخدام باید ساده و بدون پیچیدگی باشد تا از ایجاد ناامیدی در متقاضیان جلوگیری شود.
فرآیند استخدام زمانی مؤثر خواهد بود که سیستم توانایی مدیریت هوشمندانه تمامی امور را داشته باشد و به نیروی انسانی برای پیگیری اسناد وابسته نباشد. این امر موجب کاهش فشار کاری و افزایش کارایی در دستیابی به اهداف سازمان خواهد شد.